Personvernerklæring for internkontrollen

1. Kven er behandlingsansvarleg?

Voss Taxi AS er behandlingsansvarleg for personopplysningane i internkontrollsystemet.

Organisasjonsnummer

837 998 972

Adresse

Uttrågata 19, 5700 Voss

E-post

personvern@vosstaxi.no

Telefon

56 51 13 40

2. Kvifor behandlar me personopplysningar?

Opplysningane blir brukte for å administrera personleg tilgang og for å dokumentera nødvendig internkontroll av sjåførar, løyvehavarar, drosjeløyve og køyretøy. Systemet blir òg brukt til årlege kontrollar, oppfølging av avvik, fristvarsling og dokumentasjon ved kontroll frå offentlege styresmakter.

Behandlinga byggjer, etter kva opplysninga gjeld, på at ho er nødvendig for å oppfylla avtale- og arbeidsforhold, rettslege plikter og Voss Taxi AS si legitime interesse i forsvarleg, trygg og dokumentert drift. Interesseavveging skal berre brukast når behovet er reelt, nødvendig og ikkje veg lettare enn personvernet til den registrerte.

3. Kva opplysningar kan bli registrerte?

• namn, e-postadresse, rolle, tilsettnummer og tilknyting til løyvehavar
• gyldigheitsdatoar for førarkort, køyresetel, løyvedokument, EU-kontroll og relevante kurs
• opplysningar om løyve, køyretøy, registreringsnummer og taksameter
• status for nødvendige avtalar og dokument, og kopiar når Voss Taxi har eit sakleg behov for å oppbevara dei
• årskontrollar, merknader, avvik, oppfølging og digital stadfesting
• innloggings-, tryggleiks- og endringsloggar, mellom anna kven som har opna dokument eller endra opplysningar

4. Opplysningar me ikkje skal lagra

Systemet skal ikkje innehalda fødselsnummer, kopi av førarkort eller andre opplysningar som ikkje er nødvendige for internkontrollen. Helseopplysningar, politiattestar og andre særleg verna opplysningar skal ikkje lastast opp. Dersom slike opplysningar kjem inn ved ein feil, skal dei fjernast så snart som mogleg.

5. Kven har tilgang?

Tilgangen er rollebasert. Heine Ringheim og Benjamin Kristoffer Risa Vik har full administratortilgang og dokumentansvar. Dei kan registrera og endra opplysningar og opna nødvendige originaldokument.

Nils Helge Nesbø er teknisk administrator. Han kan administrera brukartilgangar og teknisk oppsett, men har ikkje tilgang til personaldokument eller internkontrollopplysningar for andre.

Sjåførar og løyvehavarar har berre lesetilgang til sin eigen profil, eigne registrerte opplysningar og eigne kontrollrapportar. Dei kan ikkje opna dei interne originalfilene. Tilgangar og viktige handlingar blir loggførte. Tilgangslista skal gjennomgåast minst årleg og når nokon byter rolle eller sluttar.

6. Tekniske leverandørar og e-post

Voss Taxi bruker tekniske leverandørar til drift, lagring, tryggleik og utsending av innloggingskodar, invitasjonar og fristvarsel. E-post blir send gjennom Resend frå Voss Taxi sitt domene. Leverandørane skal berre behandla opplysningar etter instruks frå Voss Taxi og innanfor rammene av gjeldande databehandlaravtalar. Voss Taxi sel ikkje personopplysningar og bruker ikkje opplysningane til reklame.

7. Innlogging og informasjonskapslar

Systemet bruker ei strengt nødvendig innloggingskapsel for å halda brukaren innlogga og verna tilgangen. Det blir ikkje brukt informasjonskapslar til annonsering eller sporing. Innlogging krev personleg passord og eingongskode på e-post. Eingongskodar har kort gyldigheit, og økter blir avslutta etter inaktivitet eller utløp.

8. Kor lenge blir opplysningane lagra?

Opplysningane blir oppbevarte så lenge personen eller verksemda er aktivt tilknytt Voss Taxi, og deretter berre så lenge det er nødvendig for dokumentasjon, oppfølging av kontrollar, rettskrav eller lovpålagde plikter.

Når nokon sluttar, blir tilgangen stengd og profilen sett inaktiv. Innan tre månader skal Voss Taxi vurdera kva som framleis må oppbevarast. Personlege originaldokument som ikkje lenger er nødvendige, skal normalt slettast seinast innan tolv månader etter at tilknytinga er avslutta. Opplysningar kan oppbevarast lenger når ei konkret lovplikt, klagesak eller eit rettskrav krev det.

Fullførte kontrollrapportar og avvik blir normalt oppbevarte i fem år etter utgangen av kontrollåret for å dokumentera internkontrollen. Innloggings-, tryggleiks- og endringsloggar blir normalt oppbevarte i inntil tolv månader. Når fristen går ut, skal opplysningane slettast eller anonymiserast dersom det ikkje ligg føre eit dokumentert behov for vidare oppbevaring. Lagringsbehovet og tilgangane skal gjennomgåast minst éin gong i året.

9. Sikkerheitskopiar

Det blir teke full sikkerheitskopi av registerdata, kontrollar, avvik, brukarar, loggar og opplasta originalfiler minst kvar månad og før større endringar. Kopien blir lagra i Voss Taxi si tilgangsstyrte backupmappe på Google Disk, som Voss Taxi eig og administrerer.

Sikkerheitskopiar skal berre brukast til gjenoppretting etter feil, tap eller tryggleikshendingar. Berre personar som styret har gitt særskild tilgang, kan opna backupmappa. Gamle kopiar skal gjennomgåast og slettast jamleg og blir normalt ikkje oppbevarte lenger enn tolv månader. Opplysningar som er sletta frå det aktive systemet, kan finnast i ein avgrensa periode i ein sikkerheitskopi, men skal ikkje førast tilbake til vanleg bruk utan at det er nødvendig ved ei gjenoppretting.

10. Dine rettar

Du kan be om innsyn i opplysningane Voss Taxi har om deg, og be om at feil blir retta. Etter omstenda kan du òg be om sletting, avgrensing av behandlinga eller protestera mot behandling som byggjer på ei interesseavveging. Førespurnader er normalt gratis og skal svarast på utan ugrunna opphald, seinast innan éin månad.

Ta kontakt på personvern@vosstaxi.no. Du kan òg klaga til Datatilsynet dersom du meiner personvernreglane ikkje blir følgde.

11. Tryggleik og endringar

Voss Taxi bruker personleg pålogging, totrinnskontroll, rollebasert tilgang, avgrensa dokumenttilgang og loggføring for å verna opplysningane. Ingen digitale system kan garantera full tryggleik, og Voss Taxi skal jamleg vurdera risiko og oppdatera tiltaka.

Erklæringa kan bli oppdatert dersom systemet, leverandørane eller regelverket blir endra. Vesentlege endringar skal gjerast kjende for brukarane.